Juha Ikävalko

Juha Ikävalko

Vältä riskit ja ennakoi muutokset verkkolaskutuksessa – päivitä Finvoice 3.0 -versioon

EU:n uusi verkkolaskutusta koskeva lainsäädäntö asettaa vaatimuksia julkisten hankintojen laskutusaineistoille. Tulevaisuudessa muutokset näkyvät myös yksityisellä sektorilla – siksi niihin kannattaa varautua jo nyt päivittämällä laskutusaineistot.

Julkishallinnon kanssa kauppaa tekevät yritykset tulevat muuttamaan laskutuskäytäntöjään uuden standardin mukaisiksi. Erityyppisten verkkolaskuaineistojen tuottaminen aiheuttaa laskuttajalle turhaa työtä, joten käytännöt todennäköisesti leviävät tulevaisuudessa myös B2B-kauppaan.

Valtaosasta kotimaisia verkkolaskuja puuttuu uuden standardin vaatimia tietoja, kuten verokohteluun liittyviä koodeja.

Standardin semanttinen malli määrittelee laskun ydintiedot

Verkkolaskudirektiivin tavoitteiden toteuttamiseksi eurooppalainen standardointijärjestö CEN on toteuttanut EU:n pyynnöstä semanttisen mallin verkkolaskun ydintietojen määrittelemiseksi. Mallin avulla voidaan varmistua siitä, että laskun tiedot eivät muutu, kun se lähetetään järjestelmästä toiseen.

Pakollisia tietoja ovat muun muassa:

  • Verokohteluun liittyvät koodit, kuten arvonlisäverotusta koskeva BT-112
  • Laskun eri osapuolten maakoodit osoitetiedoissa (ISO 3166-1 koodi)
  • Laskutus- ja hinnoitteluyksikön ilmoittaminen UN/ECE:n mukaisina koodeina
  • Sopimukseen perustuvalla laskulla sopimusnumeron ilmoittaminen jo laskun otsikkotason tiedoissa

Finvoice 3.0 -versio sisältää standardin edellyttämät tietokentät 

Finvoice -verkkolaskuformaatin avulla voit lähettää semanttisen mallin mukaisia laskuja. Uuteen 3.0 -versioon on lisätty standardin vaatimukset täyttäviä tietokenttiä, joita aiemmassa versiossa ei ollut. Näitä tietoja ovat esimerkiksi verokohtelukoodit, jotka ovat jatkossa pakollisia verkkolaskustandardin mukaisissa laskuissa. Standardin semanttisessa mallissa arvonlisäverotuksen eheystarkistukset perustuvat juuri niihin.  

Standardin noudattamatta jättäminen voi olla riski tulevaisuuden kaupankäynnille

Kotimaisten laskuttajien kannattaa harkita laskuaineistojen täydentämistä vaatimusten mukaisiksi, vaikka ne eivät automaattisesti koske kaikkia Finvoice -verkkolaskun käyttäjiä.

Suomessa uusi laki verkkolaskutuksesta astui voimaan 1.4.2019. Tavoitteena on lisätä verkkolaskujen osuutta ja siten tukea talouskasvua.

Päivittämättömät tiedot voivat olla riski yrityksellesi, sillä uusi lainsäädäntö antaa ostajalle mahdollisuuden vaatia standardin mukaista verkkolaskua. Aineisto voidaan pahimmassa tapauksessa hylätä, jos se ei täytä standardin vaatimuksia. Samoin laskutuksen automaatio edellyttää yhtenäisiä versioita, ja päivittämätön laskutusjärjestelmä voi muodostua esteeksi kaupankäynnille.

Puuttuvat tai virheelliset sanomat voivat aiheuttaa jopa vuosien selvitystyön

Laskujen puutteelliset tai virheelliset tiedot on täydennettävä manuaalisesti, mikä vie aikaa ja pitkittää laskutusprosessia. Jos täydennykset tai korjaukset jätetään tekemättä, jää myös lasku maksamatta. Esimerkiksi puuttuvat kohdistustiedot on lisättävä manuaalisesti, jotta lasku voidaan kohdistaa oikealle kustannuspaikalle. Laadukas tietosisältö vähentää virheitä, kun esimerkiksi laskun kohdentamisessa käytettävät viitteet, projekti- ja tilausnumerot on määritelty täsmällisemmin.

Uusi standardi parantaa eurooppalaisen laskuaineiston laatua ja yhteentoimivuutta, kun asiat ilmaistaan selkeästi ja perustiedot löytyvät laskulta.

Truugo sisältää valmiit Finvoice 3.0-testipenkit

Jos olet epävarma siitä, onko laskuaineistosi standardin mukainen, voit varmistaa sen helposti testauspalvelu Truugolla. Se on sähköisten asiakirjojen, kuten laskujen rakenteen tarkistamiseen tarkoitettu testauspalvelualusta verkossa. Se sisältää valmiit Finvoice 3.0 -testipenkit, jotka nopeuttavat ja helpottavat sanomien tarkistusta. Sinun ei tarvitse tuntea standardin sisältöä läpikotaisesti – Truugo tuntee sen puolestasi. Se on kustannustehokas ja ketterä tapa hankkia selkeä kuva siitä, vastaavatko sanomasi uusia vaatimuksia.

Täyttävätkö laskusi uudet vaatimukset? Testaa ne Truugolla, vaikka heti!

Uusi verkkolaskutusdirektiivi (2014/55/EU) velvoittaa hankintayksiköitä julkisissa hankinnoissa vastaanottamaan ja käsittelemään laskuja, jotka noudattavat direktiiviin kytkeytyvää verkkolaskustandardia. Muutoksen takaraja on 17.4.2019.

Verkkolaskustandardi (EN 16931-1:2017) taas määrittelee verkkolaskun semanttisen tietosisällön ja asettaa sisältövaatimuksia julkishallinnolle osoitetuille laskuille.

Semanttinen malli on käytännön ohjeistus siihen, miten direktiivin ja standardin vaatimusten mukaiset laskut tulee rakentaa. Se sisältää muun muassa tarkat kuvaukset vaadituista tietokentistä.

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Agenttien näppäimistöltä

Referenssi
Juho Suominen

Axwayn B2Bi-integraatio­järjestelmä yhdistää organisaatioiden välisen tiedonsiirron ohjelmointi­rajapintaan.

Lue Lisää
Petteri Patjas

Valvomme järjestelmäintegraatioitasi ja korjaamme niiden sisäiset virhetilanteet puolestasi

Lue Lisää
Blogi
Toni Salminen

EDI vai API? Sopivan integraatioalustan valinta alkaa yrityksen tarpeiden kartoittamisesta

Lue Lisää

Helsinki

Mannerheiminaukio 1A
00100 Helsinki
Finland

Turku

Pitkämäenkatu 4 B
20250 Turku
Finland

Yhteystiedot

Puh. +358 40 500 5067
Email myynti@agentit.fi
Y-tunnus 1920038-7

Rekrytointi

Email rekry@agentit.fi

Copyright © Agentit Finland Oy