Uusimmat artikkelit

Tilaa uutiskirje

Pysy ajan tasalla meidän uutisissa ja kirjoituksissamme tilaamalla ilmoitus julkaisuista sähköpostiin tai slack-ohjelmaan.

Juha Ikävalko

Juha Ikävalko

Vältä riskit ja ennakoi muutokset verkkolaskutuksessa – päivitä Finvoice 3.0 -versioon

EU:n uusi verkkolaskudirektiivi (2014/55) asettaa vaatimuksia julkisten hankintojen laskutusaineistoille. Suomessa verkkolaskulaki (HE 256/2018 vp) laajentaa direktiiviä kansallisesti ja ulottaa muutokset myös yksityiselle sektorille. Muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kaikkien on päivitettävä laskutusaineistonsa 1.4.2020 mennessä.

Julkishallinnon kanssa kauppaa tekevät yritykset tulevat muuttamaan laskutuskäytäntöjään uuden standardin mukaisiksi. Erityyppisten verkkolaskuaineistojen tuottaminen aiheuttaa laskuttajalle turhaa työtä, joten uudet käytännöt tulevat leviämään myös B2B-kauppaan.

Lisäksi verkkolaskulaki antaa elinkeinonharjoittajille oikeuden edellyttää EU-direktiivin mukaisia laskuja. Lain mukaan hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta lain määrittelemässä sähköisen laskun muodossa.

Valtaosasta kotimaisia verkkolaskuja puuttuu uuden standardin vaatimia tietoja, kuten verokohteluun liittyviä koodeja.

Standardin semanttinen malli määrittelee laskun ydintiedot

Verkkolaskudirektiivin tavoitteiden toteuttamiseksi eurooppalainen standardointijärjestö CEN on toteuttanut EU:n pyynnöstä semanttisen mallin verkkolaskun ydintietojen määrittelemiseksi. Mallin avulla voidaan varmistua siitä, että laskun tiedot eivät muutu, kun se lähetetään järjestelmästä toiseen.

Pakollisia tietoja ovat muun muassa:

  • Verokohteluun liittyvät koodit, kuten arvonlisäverotusta koskeva BT-112
  • Laskun eri osapuolten maakoodit osoitetiedoissa (ISO 3166-1 koodi)
  • Laskutus- ja hinnoitteluyksikön ilmoittaminen UN/ECE:n mukaisina koodeina
  • Sopimukseen perustuvalla laskulla sopimusnumeron ilmoittaminen jo laskun otsikkotason tiedoissa

Finvoice 3.0 -versio sisältää standardin edellyttämät tietokentät 

Finvoice -verkkolaskuformaatin avulla voit lähettää semanttisen mallin mukaisia laskuja. Uuteen 3.0 -versioon on lisätty standardin vaatimukset täyttäviä tietokenttiä, joita aiemmassa versiossa ei ollut. Näitä tietoja ovat esimerkiksi verokohtelukoodit, jotka ovat jatkossa pakollisia verkkolaskustandardin mukaisissa laskuissa. Standardin semanttisessa mallissa arvonlisäverotuksen eheystarkistukset perustuvat juuri niihin.  

Standardin noudattamatta jättäminen voi olla riski tulevaisuuden kaupankäynnille

Kotimaisten laskuttajien on syytä täydentää laskuaineistonsa uusien vaatimusten mukaisiksi, sillä verkkolaskulaki koskee kaikkia paitsi B2C -kauppaa ja pienimuotoista liiketoimintaa (alle 10000€) harjoittavia yrityksiä.

Suomessa uusi laki verkkolaskutuksesta astui voimaan 1.4.2019. Tavoitteena on lisätä verkkolaskujen osuutta ja siten tukea talouskasvua.

Päivittämättömät tiedot voivat olla riski yrityksellesi, sillä uusi lainsäädäntö antaa ostajalle mahdollisuuden vaatia standardin mukaista verkkolaskua. Aineisto voidaan pahimmassa tapauksessa hylätä, jos se ei täytä standardin vaatimuksia. Samoin laskutuksen automaatio edellyttää yhtenäisiä versioita, ja päivittämätön laskutusjärjestelmä voi muodostua esteeksi kaupankäynnille.

Puuttuvat tai virheelliset sanomat voivat aiheuttaa jopa vuosien selvitystyön

Laskujen puutteelliset tai virheelliset tiedot on täydennettävä manuaalisesti, mikä vie aikaa ja pitkittää laskutusprosessia. Jos täydennykset tai korjaukset jätetään tekemättä, jää myös lasku maksamatta. Esimerkiksi puuttuvat kohdistustiedot on lisättävä manuaalisesti, jotta lasku voidaan kohdistaa oikealle kustannuspaikalle. Laadukas tietosisältö vähentää virheitä, kun esimerkiksi laskun kohdentamisessa käytettävät viitteet, projekti- ja tilausnumerot on määritelty täsmällisemmin.

Uusi standardi parantaa eurooppalaisten laskuaineistojen laatua ja yhteentoimivuutta, kun asiat ilmaistaan täsmällisesti ja perustiedot löytyvät aina laskulta.

Truugo sisältää valmiit Finvoice 3.0-testipenkit

Jos olet epävarma siitä, onko laskuaineistosi standardin mukainen, voit varmistaa sen helposti Truugon avulla. Se on sähköisten asiakirjojen, kuten laskujen rakenteen, sisällön ja eheydentarkistamiseen tarkoitettu testauspalvelualusta verkossa. Se sisältää valmiit Finvoice 3.0 -testipenkit, jotka nopeuttavat ja helpottavat sanomien tarkistusta. Sinun ei tarvitse tuntea standardin sisältöä läpikotaisesti – Truugo tuntee sen puolestasi. Se on kustannustehokas ja ketterä tapa hankkia selkeä kuva siitä, vastaavatko sanomasi uusia vaatimuksia.

Lisää tietoa Finvoice-testauksesta: https://www.truugo.com/fi/finvoice/

Kaipaatko apua? Ota meihin yhteyttä, niin autamme muutoksessa!

Uusi verkkolaskutusdirektiivi (2014/55/EU) velvoittaa hankintayksiköitä julkisissa hankinnoissa vastaanottamaan ja käsittelemään laskuja, jotka noudattavat direktiiviin kytkeytyvää verkkolaskustandardia. Muutoksen takaraja on 17.4.2019.

Verkkolaskustandardi (EN 16931-1:2017) taas määrittelee verkkolaskun semanttisen tietosisällön ja asettaa sisältövaatimuksia julkishallinnolle osoitetuille laskuille.

Semanttinen malli on käytännön ohjeistus siihen, miten direktiivin ja standardin vaatimusten mukaiset laskut tulee rakentaa. Se sisältää muun muassa tarkat kuvaukset vaadituista tietokentistä.

 

Sinulla on haaste, meillä on ratkaisu. Ota yhteyttä asian­tunteviin agent­teihimme, ja etsimme sinulle parhaan IT-ratkaisun.

 

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter

Agenttien näppäimistöltä

Referenssi
Juho Suominen

Axwayn B2Bi-integraatio­järjestelmä yhdistää organisaatioiden välisen tiedonsiirron ohjelmointi­rajapintaan.

Lue Lisää
Petteri Patjas

Valvomme järjestelmäintegraatioitasi ja korjaamme niiden sisäiset virhetilanteet puolestasi

Lue Lisää
Blogi
Toni Salminen

EDI vai API? Sopivan integraatioalustan valinta alkaa yrityksen tarpeiden kartoittamisesta

Lue Lisää

Helsinki

Mannerheiminaukio 1A
00100 Helsinki
Finland

Turku

Pitkämäenkatu 4 B
20250 Turku
Finland

Yhteystiedot

Puh. +358 40 500 5067
Email myynti@agentit.fi
Y-tunnus 1920038-7

Rekrytointi

Email rekry@agentit.fi

Copyright © Agentit Finland Oy