Läheskään kaikki tietovirrat eivät synny toiminnanohjausjärjestelmän perustamisvaiheessa. Tietovirtoja muodostuu sen jälkeenkin organisaation sisällä sekä sidosryhmän välillä. Miten nämä kaikki hallitaan ja tunnetaan? Täyttävätkö ne toiminnan edellyttämät laatuvaatimukset?
Tunne tietovirtasi-teeman keskeinen teema on laadunvarmistus. Tietovirtojen kartoituksessa tietosisällön dokumentaation lisäksi tulee selvittää yhteyskäytäntöjen toimintavarmuus sekä prosessin kannalta mahdolliset ongelmatilanteet.
Mikäli tietohallinnossa ei ole käytössä integraatiomallia, on seurauksena valitettavan usein se, että projektikohtaisesti toteutetut integraatiot eivät täytä näitä kaikkia laatuvaatimuksia. Tästä syystä aionkin esittää 3 vinkkiä, joiden avulla parannat integraatioiden toimintavarmuutta.
1. Vinkki: lisää integraatiot osaksi IT-projektin laadunvarmistusta
Laadunvarmistaminen ja riskienhallinta IT-projekteissa on normaali käytäntö, mutta millä tarkkuudella integraatiot täyttävät laatuvaatimukset? Edellytä IT-projektin integraatioiden laadunvarmistaminen yhtenäisen integraatiomenetelmän avulla ja näin saavutat paremman toimintavarmuuden.
2. Vinkki: aseta tiedonhallinnan tavoitteet ja seuranta myös integraatioita koskevaksi
Kuten tiedetään, tietovirtoja päivitetään aina tarpeiden mukaan ja siksi niiden ylläpidossa tulee noudattaa asetettujen tiedonhallinnan tavoitteiden mukaista laatua. Mikä on tavoite? Yleisesti toimintavarmuus mahdollisissa ongelmatilanteissa sekä nopea reagointi tilanteen
normalisoimiseksi. Mahdolliset varamenettelyt tulisi ottaa huomioon, mikäli kyseinen integraatio on liiketoiminnan kannalta kriittinen.
Monesti integraation päivitys tehdään ilman dokumentaation päivitystä. Puhumattakaan, että ne olisi siirretty keskitettyyn integraatiohallintaan. Onko tuttua? Näistä syistä johtuen olisi syytä huolehtia kaikista tietovirta-/integraatiopäivityksistä seurannan avulla.
3. Vinkki: Varmista integraatioiden tietoturva … myös vanhoissa toteutuksissa
Integraatioissa tiedot tulee siirtää turvallisesti sekä varmistaa, että tietoihin pääsevät käsiksi vain valtuutetut henkilöt. Tietovirtakartoituksella selvität käytössä olevien integraatioiden tietoturvatason ja varmistat myös kumppaniverkoston kanssa luotujen tietoyhteyksien tietoturvan.
Kumppanimme ovat suuria yhtiöitä, joiden IT-osastot ovat toisinaan jäykkiä. Tarvitsimme järjestelmän, jota voi asiakastarpeen mukaan räätälöidä. Halusimme myös järjestelmän, joka on ajankohtainen ja päivittyy jatkuvasti.
Reijo Pursiainen, kehitysjohtaja, SE Mäkinen
